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遴选公文写作与公文处理:公文拟写的步骤与方法(中)

2019-05-15 11:06:43 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京华图

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  三、拟出提纲,安排结构

  在收集材料调查研究的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。

  提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题、依次再写什么问题,主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

  拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改,使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

  四、落笔起草,拟写正文

  结构安排好后,要按照提纲所列顺序,开宗明义,紧扣主题,拟写正文。写作中要注意两点。

  1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料,使材料为观点服务。运用材料要能说明问题,做到材料与观点一致。

  行文当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可,或词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云,无所适从,或者容易产生误解,造成歧义,便会贻误工作和造成不应有的损失。

  有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞,缺乏根据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清楚要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件,需要既有观点,又有材料。观点和材料的关系,如同骨头和肉的关系一样,有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如,阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向,指明怎样去做会有什么好处,指明不应当怎样做,做了容易产生什么后果,会有什么不利等。

  总之,要向对方晓以利害,使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性,就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如,写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍,都要选用一定的典型事例和典型人物的材料,以达到交流情况,具体反映问题,或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件,有理有据,才能使人感到生动真实,乐于信服。

  我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的,使用材料时必须经过选择与剪裁,使材料能够说明观点,并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当,要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点,这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当,不说明问题,就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件,会显得结构松散而杂乱,是缺乏说明力的。因此,不能说明问题的材料,宁可不用,不可滥用,材料堆砌、生搬硬套,都是要不得的。

  拟写文件要保持严肃性,要求用材料说明观点,用观点统帅材料,是说观点必要有实际材料加以说明,运用材料必须紧密结合观点;绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框,然后去拼凑材料,没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高,用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图"依据"。这样来写文件,是违背实事求是的根本原则,是决不容许的,必须严加禁止。

  还需要说明的是,拟写文件要有观点和材料,也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如,一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等,一般都不需要引用什么材料来阐明观点,而主要是说明具体意见、要求和规定,交代有关事项和做法等。

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(编辑:李昂)
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