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遴选公文写作与公文处理:公文拟写的步骤与方法(下)

2019-05-15 11:07:43 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京华图

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  2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题,就写得啰嗦冗长,是不可取的;而为了简便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的。正确的写法,应该是宜简则简,宜详则详,详略得当。叙述的文字力求简练;需交代的重点,如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称,简称必须是人所共知的,并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解,不得随意乱用简称。如将"××省委组织部、宣传部"简作"×省组宣"《会使人看不用代称"沪"、"渝"。县以下不为人们熟知的地名,前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长,可以使用已为人们所熟悉的省略叫法,如"两个文明"、"实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

  文中引用的有关论述,应注明出处。引用其它文件时,应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题;引用的语句,应加引号标明。文中提及的人名,如果不为对方所熟悉,在第一次出现时,应当写明他的职务、身份和全名,以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语,应加以注释。总之,不能认为自己清楚的事,对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

  一般来说,拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号,还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚,除了简短的文件外,一般均应开宗明义,首先交代全文的目的或结论,作为导语,然后再分几层意思说明,在全篇的结尾部分,还可以对全篇的要旨作一个适当的概括,并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达,什么时间开始执行,请示答复或仅是上报备案等。

  五、反复检查,认真修改

  初稿写出后,要认真进行修改。写文章,须要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修改的。写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时,自己起草以后,一定要反复阅读几遍,仔细地逐字逐句斟酌修改,连标点符号也不要放过。

  1、关于主题的修改。看主题思想是否正确,主题的论述是否集中,主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了,其他方面的修改才会有所依据。

  2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确,表达有无问题。凡属思想感情不健康,看法不够全面,提法不够妥当,概念模糊,以及推理、论证不合逻辑的地方,都要进行修改。

  3、关于材料的修改。材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过恰当的材料表现出来,如果文件只有观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者材料过多而湮没了观点,就要对材料进行适当的修改。

  4、关于结构的修改。修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,起承转合的调整,层次位置的改变,以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

  5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句,不规范的字以及标点符号,以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

  修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改,不仅可以提高文件质量,为审核、签发打好基础,也可从中提高写作能力。

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(编辑:李昂)
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