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【遴选公文写作】工作总结要注意六忌

2018-12-05 14:04:17 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  在写作总结时出现的问题是多方面的,在主旨方面,有主旨不明确,主旨和材料不对应,没有总结出经验等;在结构方面,有结构不合理,各部分比例失衡,层次不清楚;在材料安排方面,有排列不科学,详略不当,重点不突出等;在语言表达上,有套话多空话多,语言不够精练准确等。

  这里,将人们写作总结时经常出现的几种毛病一一列举出来,目的是引起写作者的注意。

  1.套话空话多

  总结是一种常用的事务性文体,有一定的程式性。在实际的写作中,各类工作总结都不同程度地存在着套话的问题。如个人总结的第一部分一般都是总结政治思想方面的表现,在这部分最容易出现的问题就是套话多,连小标题的拟定也大致差不多。诸如“加强政治理论学习,不断提高政治思想素质”之类。

  这些语句不是不能写,而是运用时要结合自己的实际情况,不要使这些语句所表达的内容与自己的思想和工作游离开,要显示出不同个体的独特性。

  总之,写作总结时要少说空话,少说套话,紧紧结合自己的工作实际,把每一句话都落到实处。套话空话连篇的总结是没有人喜欢看的。另外,在写作总结时,适当地突出自己与众不同的优势和特长,也是避免套话、雷同的一个方法。

  2.缺少概括提炼

  写总结应该讲究实事求是,尊重客观实际,但绝不意味着可以照相般地复制原始的东西,有什么就写什么,怎么做的就怎么写,把总结写成“豆腐账”。有的总结中,张三李四,甲乙丙丁,东南西北,大事小情,无不记录在案。特别是关于工作成绩方面的总结,唯恐有所疏漏。

  要想解决这个问题,一是要善于“合并同类项”,把同一性质或同一类型的工作归纳在一起;二是要善于概括提炼,从相同的事物中概括提炼出具有典型意义的东西来。

  请看一篇XX大学民主党派年度工作总结的正文部分:

  一、积极参与民主管理和民主监督

  1.参加学校“征求干部群众意见座谈会”

  2.参与教务处领导座谈研讨“培养目标”

  3.参加《新图书馆功能规划》建言献策会

  4.举办“收入分配制度工作座谈会”

  5.举办民主党派中青年教师座谈会

  二、传达贯彻有关会议精神

  三、举办传达“两会精神”报告会

  四、举办民主党派学术沙龙成立五周年大会

  五、举办乒乓球友谊赛

  六、举办民主党派迎新春联谊会

  七、组织中青年活动

  八、举办“居家养老护理技能讲座”

  九、举办首届民主党派卡拉OK歌咏大赛

  这洋洋洒洒,拉拉杂杂,连开什么会议、谁主持会议、讲了哪些话都无所遗漏,几乎就是一篇大事记,而不像是工作总结。

  3.用语不简练

  总结行文中的不简练的问题存在于多方面,上面谈到的套话、空话都属于不简练。此外,从大的方面讲,不简练是指不懂剪裁之道,繁杂的内容缺乏精练的概括,详略不得当,该略的没有略。从小的方面讲,不简练是指用词造句上啰嗦,不恰当地使用长句子。长句子的好处是严密周全,但用得不好,则重点不突出,拖泥带水,分散了读者的注意力,如:

  一年来,本人积极参加地区药监局、本县和分局安排的各项政治学习活动的同时,充分利用业余时间通过杂志报纸、电脑网络和电视新闻等媒体,认真学习贯彻党的路线、方针、政策,系统地阅读了《马克思主义哲学》《毛泽东思想概论》《社会主义市场经济》《行政管理》《民法》《公文写作》等理论知识以及业务部门相关的政策、法律和条例等,逐步提高了自己的政治水平和业务素质。

  这个句子长的原因是定语、状语和宾语太多,反而影响了对句子主干的快速把握,可有可无的修饰限制性的词语应该去掉,能合并的内容应该合并。

  4.缺乏逻辑感

  不符合逻辑的表面现象是语句的语意杂糅、层次的纠缠不清等,它的深层原因是思维的不清晰。我们看下面一段工作总结。

  全年的工作主要包括以下几个方面:

  1.认真做好分局文秘材料的撰写、打印、信息上报和档案管理、会议记录等办公室工作,确保及时撰写和上报。

  2.积极参与药品、医疗器械市场监管工作,保证分局各种文书材料的及时撰写和上报。

  3.药品零售企业的注册管理等工作,药品零售企业检查验收和GSP认证工作。

  这不长的一段文字,初看似乎没什么毛病,仔细推敲,发现这份总结的逻辑和层次不很清晰。其中,“1”提到“做好分局文秘材料的撰写”,“2”也提及“保证分局各种文书材料的及时撰写和上报”,这两种材料是什么关系,是否可以归为一类?另外,“药品、医疗器械市场监管工作”和“药品零售企业的注册管理等工作,药品零售企业检查验收”这两项工作又是什么关系?是完全独立的吗?还是有交叉?作者归纳出来的这三点工作显然不是并列关系,划分的依据是不科学的、不清楚的。

  写作总结时,在对工作的做法、成绩进行归纳和提炼的过程中,逻辑思维的能力显得很重要。有许多同志在这方面出错,概念不明确,判断不恰当,归纳推理时缺乏逻辑性。我们练习写作时,要有意识地训练自己的逻辑思维能力,遵守同一律、矛盾律、排中律、充足理由律等形式逻辑的基本规律,这样,才能有条不紊地表达总结的内容。

  5.缺点写得流于形式过于空泛

  总结的目的是总结工作的成绩和经验,以指导今后的实践,缺点和不足一般不是总结写作的重点。有的总结,如经验总结等,可以不写缺点和不足,而有些全面的综合性总结则要写到缺点和不足。

  在写作中,我们应该遵循这样的原则:可以不写缺点和不足,但要写的话,就一定认真对待,实事求是地写准确,并尽量地分析产生问题的原因。在现实生活中,有些总结,谈到存在的不足和问题时,突出的毛病是写得空泛、抽象。如:

  虽然在新的工作岗位上努力学习和工作,但由于调入的时间不长、业务不熟悉等原因,工作中存在一定的问题:一是政治和业务学习抓得不够。主要精力用于实际工作,对政治和业务学习重视不够。二是业务水平和执法能力有待于不断提高。虽然狠抓业务学习,认真学习掌握“一法两条”等有关知识,但与实际工作的要求仍有一定差距,需要继续加强学习。

  这些缺点和不足放在谁的身上都可以,针对性不强,也不利于今后的改正和克服。

  6.今后打算过于简略或过于详细

  谈到今后工作努力的方向和打算,有的作者没有经过认真思考,仅作个笼统的表态。如:

  明年,我们要克服以往存在的问题,进一步解放思想,排除各种障碍,努力使帮扶工作进入快车道,并不断取得新的成绩。

  这样的写作对于工作意义不大,应该站在全局的角度进行宏观分析,描绘出主要工作及其实现的目标,从而充分体现工作的前瞻性,达到明确今后工作任务和努力方向的写作目的。

  同样,下年度的工作设想太详细,也是总结写作中的一个常见的毛病。出现这个问题的原因:一是在实际工作中,许多单位习惯将两种文书合于一处,既是总结,也是计划,有提高工作效率之便;另一个是有的写作者不注重简练,不区分主次,一味追求全面和繁复。无论是哪种原因,从文体角度看,今后的工作打算不应该占过多的篇幅。总结中提出未来的工作设想,只能概括性地提出,不要求全面具体,因为工作总结毕竟不是工作计划。

  

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(编辑:刘冉)
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