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2013年事业单位招聘考试文秘专业知识大全(10)

2013-01-23 15:45:08 事业单位考试网 ○加微信领资料 ○交流qq群 ○华图在线app 文章来源：华图教育

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　　第三节秘书人员的工作艺术

　　一、良好的语言表达艺术

　　掌握一定的语言表达能力是胜任秘书工作的前提，而具备过硬的语言表达艺术则是对秘书人员的更高要求。过硬的语言表达艺术可以从以下三个方面来衡量：一是恰当运用角色语言，说话要和身份、地位相符合，体现秘书自身良好的素质和修养；二是注重说话的场合和语言环境，做到出言审慎，分寸得当；三是讲究说话的方式，既做到语言明晰，语意表达准确，又能在适当的时候幽默风趣，委婉含蓄。要具备良好的语言表达艺术绝不是一蹴而就的事情，它需要秘书人员要在长期的生活和工作实践中进行多方面的学习，经过长期的积累和锤炼，逐步造就自身语言表达艺术的魅力。

　　二、出色的人际关系协调艺术

　　协调主要是指秘书人员在自己的职责范围之内，或根据领导的授权，调整和改善部门之间、工作之间、人与人之间的关系，促使机关活动趋向同步化、和谐化，以实现其共同目标的行为过程。人际关系的协调是秘书工作的一项重要职能。秘书工作的人际关系协调包括协调与领导的关系、协调领导之间的关系、协调与同事之间的关系三个方面，做好这三方面的人际关系协调工作对于促进决策的形成、保证决策的落实、理顺各种关系、优化整体功能、提高机关效率具有重要的作用。

　　（一）协调与领导的关系

　　秘书与领导的关系是一种特殊的上下级关系。领导会把有些人际关系的问题转给秘书来处理；还有些人际关系问题，则是由领导与秘书共同商量，并经领导同意后由秘书处理。秘书与领导的关系，直接影响秘书的工作环境、工作业绩甚至心理健康。因此，秘书必须充分重视，认真处理。

　　秘书人员首先要正确认识自身的角色地位，做到准确定位而不“越位”。领导和秘书各司其职。作为领导，依据法律或章程赋予的特定职权进行工作；而作为秘书，则应围绕领导去实现目标。因此，秘书需要准确认知自己的社会角色，摆正自己的位置，防止和克服“越位”现象。秘书在处理与领导关系时要防止“越位”现象的出现，这既是由社会分工决定的，也是一种积极的措施。秘书人员要对自己进行准确定位，就需要秘书人员正确审视自己，站在领导的角度去考虑和思考问题，合理控制、减少或降低自己不合理的期望值。其次要加强信息反馈。所谓信息反馈就是要实事求是地反映工作中的成绩和问题，总结经验教训，完善措施，改进工作，把群众的意愿、要求和建议及时反映领导，便于领导调动一切积极因素进行工作。最后，秘书还要处理好同领导群体的关系。

　　（二）协调领导之间的关系

　　由于领导者的分工不同，领导在思想观念、工作风格和个性特征等方面也存在着差异，因此领导成员之间有时难免会产生意见或矛盾。而秘书在社会组织里负责联系上下左右，与各部门和各单位领导接触频繁，所以遇到领导间的矛盾，秘书人员就应该积极地做好工作，加强信息的联络和沟通，促进协调，消除领导者之间的误解和隔阂，当好领导者之间的媒介。一个称职的秘书应该尽力促进领导群体的沟通和理解，使其统一认识，团结一致，把精力用到工作上，为了总体目标的实现而努力。

　　（三）协调与同事之间的关系

　　由于秘书与同事之间既是合作者又是潜在的竞争者，因此协调好与同事之间的关系，对于秘书人员来说更具有挑战性。在实际工作中，秘书人员在进行与同事之间的沟通协调时应注意以下几点：

　　1.注重主动沟通和及时沟通

　　有些同事可能因为误会等原因对秘书工作产生误解，从而导致工作上的不配合，甚至产生一些不良的传言。因此，秘书人员在工作中就应该注重与同事之间的主动沟通和及时沟通，以便于工作顺利开展。但要注意在沟通时要选择合适的沟通时机、场合及方式，并要注意观察沟通时的态度表现等，因为这些都直接影响着沟通的效果。

　　2.注重“求大同存小异”

　　由于人们思考问题的角度和方法在一定程度上存在着差异。而这些差异有可能导致秘书和同事之间就同一个问题的看法不一致甚至是意见相左。这个时候就需要秘书人员秉承“求大同存小异”的原则来处理和同事之间因看法不一致甚至是意见相左所产生的问题和矛盾，并在此基础上寻求解决问题的方法和途径。当然，如果涉及原则性的问题和观点时，秘书人员则必须坚持公正客观的原则，不违背党和国家的纪律的前提下处理事情。

　　3.注重同事之间的关怀

　　所谓同事之间的关怀，就是指在同事最需要关怀和帮助的时刻及时给予帮助。同事之间需要支持和帮助的关键时刻，表现在许多方面，譬如工作出了漏洞需要补救时、刚刚接手新工作不熟悉以及不适应时、受到排挤身陷逆境时等等，在这些情况下，均应给予对方热情的支持和帮助。这样不仅能及时解决对方所面临的困难或问题，更能促进同事之间的沟通和联系，加强彼此间的感情和交流。

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