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划分层次段落是使公文行文线索清楚、条理分明的重要手段，是布局谋篇的重要环节。它对于确保公文的质量和效用，关系重大。因此，必须予以高度重视。
一、层次
公文作者在构思过程中，为了更好地表达主旨，动笔前总要考虑先写什么，后写什么，共分几部分内容来写，等等，将其反映到文字上即是行文的层次。具体地讲，层次是指文章各部分内容表达的先后顺序，是客观事物发展的阶段性和人的思维发展过程在文章中的反映。它体现着作者对全局和局部、总“纲”和细“目”所作的总的布局安排。层次的结构方式较为灵活，没有固定不变的模式。尽管如此，也并非毫无规律可循，特别是公文，其层次的安排方式通常表现出一些规律性的特征。归纳起来主要有：
(一)并列式。即将全文内容划分成若干层次，每一层次之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用此法。如刘少奇同志于1943年3月写的《六年华北华中工作经验的报告》，其层次安排即采用并列结构。全文共分两部分：一是抗战准备时期与抗战初期华北工作的经验;二是抗战初期与发展时期华中工作的经验。每一部分又分别分作两个时期，每一时期都是既写情况又写经验教训。这样，两大部分之间在内容安排上构成并列关系，每一部分所述内容项目又构成并列关系。这种层次安排方式，每一层次都具有相对独立性，但各层次之间又有必然的联系，都同时为表现主旨服务。应注意的是，采用这种层次安排方式，严禁各行其是，互不相关。
(二)递进式。即按事物自身的内在联系和逻辑发展顺序安排层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪要等文体常用此法。例如《市区人民政府办公会议纪要》，按会议进程的先后顺序依次写明了三项决定事项：一是同志传达了市加快发展奶牛、改善牛奶供应会议精神和本区集体发展奶牛的安排;二是同志传达了市人防工作会议精神，汇报了本区人防工作情况;三是下一年工作安排。全文依会议的时间顺序以及决议事项的先后顺序结构层次，有条不紊，清晰明确。
(三)连贯式。即指按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层之间浑然贯通，联成一体。重大事故的调查报告、重点工程及重要经济技术活动的情况报告、专题性的调查报告、表彰或批评性的通报等文种常用此法。如市纪委筹备组《关于处理分房建房中违纪事件的通报》，共包括三层：一是列举出当前党员、干部中非法占地建房等严重不正之风的种种表现;二是这种不正之风带来的危害;三是对党员、干部提出的要求。层次清楚，观点明确，前后贯通，气韵流畅。
(四)总分式。即先总说，后分说;或先分说，后总说，使全文析理入微，眉清目楚。工作总结、综合性报告等常用此法。如毛泽东同志的《关于打退第二次反共高潮的总结》一文，先总述第二次反共高潮被打退之后国际国内的新形势以及在新形势下研究打退反共高潮经验教训的必要性。然后，分八个问题讲述经验教训，由总到分，相互映衬，珠联璧合。
二、段落
段落又称自然段，是构成文章的基本单位。划分段落是作者写作思路发展的一个步骤，它能清楚地表现行文的层次结构。分段主要是便于层次表达。公文写作划分段落的基本原则是：
(一)单一性。即指每一段只能说明一个中心意思;同时，一个意思要在一段内集中讲完，做到意向清晰，段旨明确，使人一目了然。
(二)完整性。即每一段落要完整地表达一个意思，而不要将一个问题分在两段表述;同时，各段之间要相互贯通，内在联系紧密，符合逻辑顺序。
(三)明确性。即指段旨应明确、突出，一般是起句立意，用扼要语句将该段主旨加以概括和提炼，置于段首，而后再进行阐述。这样，既醒目，又鲜明。划分段落的方法一般有三种：一是按事物的单一性和完整性原则分段。段落较多的大型公文多用此法;二是按事情条项分段，即分条标项;三是篇段合一，即全段为一篇。
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（编辑：刘然）
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