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【遴选公文写作】如何做好会议电话通知?

2019-05-15 12:06:16 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  [华图遴选网导语]公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

  会议电话通知是保障会议顺利召开的基础性工作,需要在准备、通知和检查三个环节做到精心、静心和细心,确保及时、准确、高效,为会议顺利召开开好头、起好步。

  准备环节要精心

  掌握会议目的。认真研究会议方案和有关会议材料,吃透会议精神,掌握此次会议召开的目的是什么,主要研究哪些事项,需要解决哪些问题,要经得起接收通知方的咨询。要将参会对象考虑全,多征求会议牵头部门和有关领导意见,确定会议需要哪些领导参加,涉及哪些部门,避免通知不全的情况发生。

  了解部门职能。掌握参会部门涉及的主要事项是什么,需要解决什么问题,在通知时可将有关内容一起告知参会部门,便于参会部门精准通知具体负责人员参会并提前做好有关准备。要特别关注近年来进行机构改革的部门,注意这些部门的职能变化。

  制作通知表格。通知表要列出会议名称、召集人、召开的时间地点、需要通知的参会对象、注意事项、备注等内容,工作人员对照通知表进行通知,每通知完一家单位就在备注栏打上钩,确保不遗漏、不重复。

  通知环节要静心

  表意清晰。电话通知时一定要注重电话沟通礼仪,尽量使用普通话,注意语速适当、口齿清晰,让对方听清所说的每一个字、每一句话。对接听者没听清的地方,要耐心细致地解释,确保信息传递无误。对一些重点事项,如在常规时间、地点外召开会议,通知时要提醒对方注意时间和地点的变化。还可以在电话通知之外通过短信确认。

  注重效率。通知时,如时间紧迫,应简明扼要地告知会议召开的时间、地点、会议研究的事项等基本信息。如时间充裕,则应尽量告知对方可能需要的会议信息,如会议召集人、会议大概时长、其他主要参会部门等,避免让参会部门再打电话咨询有关事项,影响通知效率。在进行电话通知时,如出现电话无人接听的情况,应立即改打下一家单位电话,等所有电话通知完毕后,再依次拨打上一轮未接通的电话,提高效率。

  详细记录。电话通知完毕后,要认真记录下接听人的姓名、联系方式,一是便于会后核查,二是防止出现临时更改会议时间地点、研究事项等突发情况而找不到联系人。

  提醒反馈。让参会单位在规定时限内上报参会人员的姓名、职务和联系方式,便于及时联系参会人和安排会议席卡,并可通过上报的参会名单检查通知是否到位,如出现遗漏还可采取补救措施。

  检查环节要细心

  一看通知对象全不全。通知结束后,要认真对照通知表进行核对检查,看是否还有未通知的部门,需要提前做好准备工作的部门是否已经通知其做好准备。

  二看会议席卡错不错。在摆放席卡时,根据参会单位上报的参会人员名单来安排席卡摆放次序。对照通知表,检查席卡单位、人名有没有打印错,有没有漏打。对于需要市领导参加的会议,在会议开始前一定要和电话记录人进行确认,确定领导是否能参加会议。待席卡全部摆好后,再对照电话通知表检查一遍,确保名单不错不漏。

  三看参会人员来没来。在会议正式开始前,根据通知表进行会议签到,对会前十分钟仍未到达会场的参会人员,要根据通知表记录的联系方式及时进行电话联系,督促参会人员准时到会。

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