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【遴选公文写作】怎样汇报工作才更有效?

2019-05-13 10:12:03 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  [华图遴选网导语]公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

  办公厅(室)日常工作面广量大,既有工作制度作出的安排,也有领导交办的各项任务。对于领导交办的任务,秘书人员不仅要认真领会意图、高效办理落实,而且要把办理落实的情况和结果向领导汇报。怎样汇报工作才更有效。

  一要高度重视

  首先要明确,及时向领导汇报工作进展情况或有关事项办理结果,这是秘书人员肩负的重要职责。对工作负责就是对领导负责、对自己负责,这三个方面的责任是高度一致的。

  其次,通过听取秘书人员的汇报,领导不仅可以了解某项具体工作的实际情况,而且对于全局工作也会产生新的判断,改进工作的新思路新方法也往往由此产生。

  再次,领导听取秘书人员汇报,既是了解下属工作情况、工作能力的重要途径,也是在实践中发现人才的好方法。通过汇报与听取汇报,相关工作信息在秘书人员与领导之间实现了双向流动。这不只是某项工作的结束,而往往意味着新的工作开始。可以说,接受任务、办理落实、汇报反馈,是秘书人员处理领导交办事项的三个基本环节。在实际工作中,有的同志侧重于接受任务和办理落实,而对于汇报反馈则有所疏忽,这是需要改进的。

  向领导汇报工作的方式可以有多种选择,情况简单或者只需汇报结果的可以打个电话,时间紧急而又无法当面汇报的可以发条短信,而对于比较复杂的工作情况最好当面向领导作出汇报,这样可以及时回答领导的询问,与领导就工作中存在的具体问题进行充分交流,有利于实际工作更好地深入开展。

  二要把握时机

  对于领导交办的工作事项,有的人漫不经心拖着不及时处理,或者一经处理就认为完事了,而没有主动向领导反馈汇报,直到领导询问才被动回答,这样显然为时已晚。秘书人员要为领导当好参谋助手,就必须增强工作主动性,谋事在先,落实在前,及时汇报。办理过程中碰到自己无法协调解决的问题和困难,要及时向领导汇报,既让领导掌握进展情况和出现问题的原因,也可借机寻求新的解决方案。在很多时候,秘书人员还需要就某一项工作分阶段地向领导反馈完成任务的情况,让领导知晓工作的进度和落实中存在的问题,便于领导作出指导和提出新的要求,安排好下一步工作。

  领导交办的工作事项办理落实之后,更要及时向领导汇报办理结果,既可表明这项工作任务已完成从而让领导放心,也可认真听取领导对于下一步工作的要求和意见。这有利于自己今后改进工作方法,提高工作能力和水平。值得注意的是,汇报工作要把握好时机,不仅要及时汇报,而且要抓住领导的时间空当,见缝插针、恰到好处,切忌在领导最繁忙、最紧张的节骨眼上去“凑热闹”。

  三要突出重点

  秘书人员手头的工作往往是琐碎繁杂的,如果事无巨细凡事必报,恐怕既不现实也无必要。因此,要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。

  对于不同工作的办理情况和结果,汇报反馈的内容应该有所侧重,有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施,不同情况区别对待,不能一个模式千篇一律。有些秘书人员希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报,殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果并不好。应该找准工作的重点,抓住领导的关注点,分清哪些地方要概括,哪些地方该具体,处理好宏观层面与微观层面的关系。

  四要理清思路

  任何一项工作,都有开头、有过程、有结果,有谋划、有协调、有落实,有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路,想到哪里说到哪里,很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领,汇报效果可想而知。

  向领导汇报工作,首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决这几个要素,并在此基础上认真梳理好汇报要点,合理摆布汇报内容的顺序,做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。整理汇报思路的过程也是总结工作思路和方法的过程,非常有利于秘书人员提高驾驭复杂工作情况的能力。另外,对汇报过程中领导可能提出的问题,也要进行思考,做到心中有数,事先作好准备。

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(编辑:李昂)
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