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【遴选公文写作】浅谈文件表述的特点

2018-09-07 16:02:43 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  毛泽东在《工作方法六十条》中指出:“文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题,这些都是逻辑问题,鲜明性和生动性,除了逻辑问题,还有词章问题”。毛泽东同志在这里提出了文章与文件所共有的三个性质,但文件对比文章来说,是有其自身独特之处的,笔者认为大体有以下五个特点:

  第一,业务性很强。最基本一点就是写哪一项工作就应懂哪一项业务。有人往往以为只要笔头功夫硬,能摇摇笔杆就能撰写文件。殊不知写文件是一门综合能力,不是仅能摇笔杆就能胜任的。刘勰在“文心雕龙”中说到:“才冠鸿笔,多疏尺牍”,指出“疏尺牍”虽是缺点,但“才冠鸿笔”才是真本领。这里所说的真谛正是要懂业务。具体到电力系统来说,发电、供电、基建等部门,每个部门都有每个部门的专业知识,有的知识是融会贯通的,有的知识则是自成一体,如在不了解专业知识的情况下贸然下笔,将会受到内行人的嘲笑。因此,不熟悉本行本部门知识业务的人,不可能写出好的文件。

  第二,定向表述。一般来说,大多数文件都有明确的致发对象(分发、分报及对象很广的文件除外),因而文字及其内容是定向表述的,文件致发对象不同,撰写文件的内容、口气、用词也不同。如:上行文件,多是请示、报告,多是提出请求和意见;下行文件,则多是指令与通知。总之,一定的對象,要使用一定的表述方式。

  第三,主要用逻辑思维,不用或很少用形象思维。构思与写作文件时,多重于对问题、事件进行系统地分析与论述,通过综合、归纳、分析、判断,形成一定的文字资料,而很少采用抒情、描写的方式。“飞流直下三千尺,疑是银河落九天”之类,浪漫主义色彩太浓,作为文学语言是美的,但文件中就很少此类写法。说文件多多用逻辑思维方法,并不是说文件语言可以平淡无奇,有时文件中夹带一两句广为传颂的诗篇,运用恰当也能起到事半功倍的效果。如廖承志同志在致蒋经国的公开信中,引用鲁迅的“度尽劫波兄弟在,相逢一笑泯恩仇”,此情此意用在此处此时恰到好处。

  第四,直书不曲。写文件一般开门见山,有什么话直说,很少有曲折的文字。如撰写任命通知,直接在正文中写明xx单位决定何人任何职,再写上月日即可。中央在纠正文件眉目不清的现象时说,一切较长的文电,均应开门见山,首先提出要点,即于开端处,先用极简要文句说明全文的目的或结论。然后,再做必要解释。这便是对文电作出了“直书不曲”的规定。

  第五,具有特定体式。体式包括文件的构成和格式安排,这些国家在有关的公文处理方法上都有严格规定,只有遵循这些规定,才能保证文件结构的完整,才便于发挥它的效能和提高运作效率。当然,遵循一定体式,并非墨守成规,在文字结构、表达方式和语言使用等方面也要有创新,使文件不致显得很沉闷。

  撰写文件是秘书人员遇到的最常见的事情,一份文件的好坏,将直接影响到企业的形象。因此,把握好文件的特点,运用适当的语言将一篇文件写好,是秘书人员所面临的最严肃、庄重而又艰巨的任务。

 

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(编辑:刘冉)
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