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2018遴选公文写作备考:撰写通知常见的6个病误解析

2018-05-26 12:30:02 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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通知最早出自《汉书·平帝记》中,它有通晓之意,又有把事情告诉别人知道,以及告知事项的文字或口信的意思。1942年国民党政府公布的《公文体式条例》中第一次将通知用作公文名称。发展到现在,通知已经成为现行公文中使用频率最高的一种下行文,曾经有人统计过,现在每天发出的公文中有60%是通知,所以通知就有了“公文轻骑兵”的美称。然而在实际的工作中通知的写作,往往出现一些病误现象,对于通知的写作,我们应该遵循《条例》和《格式》的规定,不可随心所欲。现就通知写作中常见的病误作如下例析。

一、标题中常见的病误

在实际工作中,我们常常见到一些通知的标题,只写《通知》,也有多一点要素的,例如会议通知,就写《会议通知》,以上这样的写法是极不妥当的。一份通知的标题无作者、缺事由,不仅会给机关的文书管理工作带来许多困难,而且相似的通知多了后,自己都难以区别,造成混乱。通知的标题拟制可采用完全式标题。由发文机关名称、通知事由和文种三个要素构成,如《国务院关于进一步加强淘汰落后产能工作的通知》。也可以采用不完全式标题。省略发文机关,由事由、文种组成标题,如《关于2013年度工作会议的通知》。

二、标点符号的病误

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。而目前一些单位在批转(转发)非法规性文件时,标题拟制中加注书名号,这种现象还相当普遍。例如:《X X县人民政府转发X X 县职业技术教育委员会〈发展职业院校教育的情况报告〉的通知》。这份通知的标题,违背了“除批转(转发)法规性文件外,一般不加书名号的规定精神。”,“报告”不是法规性文件,所以在批转(转发)标题的拟制中,应该舍去书名号。

三、主送对象的不明确

一些通知没有主送机关,或者主送机关不明确。例如:“各相关单位”、“各有关部门”等等。这样笼统、不明确的写法是不正确的。通知应标明主送机关,这是为了有利于通知事项、要求的办理、执行的需要。主送机关的名称一般采用称,也可用规范化的简称。对多个不同性质机关的排列要用标点符号分开,不同性质的机构,两者之间要用逗号,同性质机关的机构,两者之间用顿号。一般不用“各有关单位”这样模糊不明确的泛称。

四、内容不清楚,受文者难以适从

例如,某省教育厅发出一份工作会议通知,其中写道:“11月21日来省厅报到,会期五天”、“各市(区)教育局负责同志参加会议”。这份通知存在如下问题:1.“来省厅报到”缺少具体部门,不利于执行。2.“负责同志”外延太大,不明确。又例如,“今年1月以来,公司开展了一系列以职业道德为主题的活动,在公司上下掀起了“爱我岗位,全心全意为乘客服务”的热潮。……通过学习,收到了良好的社会效益。但是仍然存在不少问题……这说明,在当前进一步深入开展职业道德教育十分必要。现将有关材料发给你们,望认真学习,不断提高干部职工的职业道德水平。”这是一份属于指示类的通知。X X 市公共汽车总公司根据目前公司服务质量存在的一些个问题,决定在全公司开展职业道德教育活动,以此来提高公司干部职工的职业道德水平。从这里,我们可以看到拟稿人对于要做的事情,为什么要做这件事情,以及索要达到什么样的目的,大致还是清楚的。但这一份通知,能不能把要办的事情办好,实现要达到的目的呢?不能。因为撰稿人没有写出怎么样“进行职业道德教育”这一核心内容。要“进行职业道德教育”,不仅要让人知道为什么要“进行职业道德教育”,还要让人知道“怎么样”进行职业道德教育”,这份通知让受文单位不知道怎样去开展职业道德教育的内容。

五、提法自相矛盾,违背逻辑

例如:“各单位必须严格地遵照执行,有特殊的地方,也可以灵活掌握。”一个“严格”,一个“灵活”,逻辑上自相矛盾。又例如:“今年六月十五日和八月十二日连续发生两次强海潮,同时冲毁了厂区码头的两条防波堤坝。”两次强海潮前后相隔时间很长,不可能“同时冲毁……”

六、执行要求脱离发文主旨

例如:“现将《X X省人民政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》转发给你们,望认真贯彻执行。入冬以来,我县多次发生森林大火,这与今冬风高物燥、……关系密切。各乡、镇要认真吸取经验教训,若再发生类似事件,将追究主要领导责任。”这是一份发布性通知。它转发的是《X X省人民政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》。正文的发布语,清楚说明了转发公文的名称,表明了态度,同时也提出了执行要求。批示语写的是县里发生森林火灾的情况、原因和防止的措施。这些,我们都看不到它们和要转发的公文有任何关系。也就是说不存在指导受文单位正确理解和执行被转公文的意义。很显然是离开了发文的主旨。发生森林火灾的情况、原因和防止措施在批示语里可以讲,但不能孤立讲,要扣紧发文主旨,要以被转发的公文的精神为指导,有分析地讲。森林火灾的发生的确和“风高物燥”、群众“麻痹大意”密切相关。但如果用贯彻执行公文的思想观点去进行指导,就知道,其实“麻痹大意”是缺少了“依法治林、依法护林”的观念,要防止森林火灾,就一定要认真学习《中华人民共和国森林法》,牢固树立这方面的观念。按照通知的精神联系实际学习《中华人民共和国森林法》。要求部分如果能够这样联系实际写,就能够很好地让受文单位正确理解和执行被转发的公文,当然也就不会离开发文的主旨了。

 

 

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