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2018遴选公文写作备考:公文写作实践中常见问题辨识

2018-05-19 08:30:03 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  近年来,国家出台了国家标准《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012),国家电网公司下发了《国家电网公司公文处理办法》(国家电网办〔2012〕1000号),极大促进了电力企业公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设。但是在公司系统尤其是基层部门,写作公文还经常存在各种各样的不规范问题。现结合工作实际,将常见错误列举辨识如下,以利交流学习。

  一、文种选择不规范

  错误:把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文,将“计划”、“总结”、“方案”、“细则”等直接作为公文印发。

  改正方法:应当用“通知”文种,以印发形式行文。如《××公司关于印发××工作方案的通知》,把方案附后,一起行文。

  错误:以“报告”文种报送时,往往在标题中的文种部分出现《关于×××的调查报告》、《关于×××的专项报告》等,形成文种使用不规范现象。

  改正方法:应当用“报告”文种,统一表述为《××公司关于×××调查的报告》。

  辨识:公司常用的公文种类有9类:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要。公文标题中的文种部分,必须与9类文种一致。应根据行文关系选择文种:向行政隶属的上级单位行文,采用上行文种(报告、请示)或意见;向下级单位行文,采用下行文种(决定、通知、通报、批复)或纪要、意见;向不存在行政管辖或业务主管关系的单位行文,采用平行文种(函)或纪要、意见;纪要可适用平行文、下行文。意见可适用所有行文关系。说明一点,决定、意见这两类文种仅适用于就重大事项行文,一般不用。

  二、“报告”与“请示”使用不规范

  错误:把性质、用法不同的文种“请示”“报告”混为一体,拼凑在一起,例如“××公司关于×××的请示报告”。

  改正方法:只要根据公文内容确定一个文种,或“请示”,或“报告”,把另一个删去即可。

  辨识:“报告”和“请示”是两个不同的文种,其适用范围和用法有较大区别。“报告”只是向上级单位反映情况、提供信息,以上级单位知晓为目的,无需上级单位批复,上级单位阅后可不回复,属于阅件。“请示”则需要上级单位明确批复,属于办件。实际工作中,可以“是否需要批复”作为选择“请示”或“报告”文种的标准。此外,“请示”应严格限定一文一事。

  三、发文字号表述不规范

  错误:发文字号“信电办【2013】12号”、“信电办[2013]12号”、“信电办〔2013〕012号”、“信电办〔2013〕第12号”。

  改正方法:以上发文字号应表述为“信电办〔2013〕12号”。

  辨识:发文字号应由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。发文字号中的年份括号应使用六角括号“〔 〕”(此符号无法从键盘直接打出,可从word文档中“插入”栏选择“符号”),序号不编虚位,不加“第”字。

  四、公文标题不规范

  错误:公文标题《关于印发×××实施方案的通知》、《××公司关于印发〈×××工作方案〉的通知》

  改正方法:正确的标题为《××公司关于印发×××工作方案的通知》。第一个标题应加上发文单位,第二个应去掉“工作方案”中的书名号。

  辨识:公文标题应由发文单位名称 + 事由 + 文种组成。除法规、规章名称加书名号外,标题一般不使用标点符号。

  五、计量单位不规范

  错误:如在公文中将有关计量单位表述为“KV”、“KM”、“KVA”、“KWH”、“#1塔基”等。

  改正方法:将计量单位汉化,如“KV”应当写作“千伏”,“KM”应当写作“千米”,“KVA”应当写作“千伏安”,“KWH”应当写作“千瓦时”,“#1塔基”只能写作“1号塔基”等等。

  辨识:公文中的计量单位应使用我国法定计量单位,同时应使用汉语。

  六、结构层次序数不规范

  错误:有些文件正文中结构层次序数不连贯、缺序号,序号不符合层次规范,如把第二层写为“(一)、”;把第三层写为“1、”或“1.”(半角点);把第四层写为“(1)、”;结构层次序数采用了自动编号。

  改正方法:第二层序数应为“(一)”,后不加“、”;第三层应为“1. ”,点为全角点;第四层应为“(1)”,后不加“、”;结构层次序数不能采用自动编号,必须手动编号。

  辨识:公文正文的结构层次一般不超过四层,层级序数依次为:第一层“一、”(三号黑体),第二层“(一)”(三号楷体),第三层“1.”(三号仿宋,点为实心、全角),第四层“(1)”(三号仿宋)。实践中,如果层级序号有独立的标题行,则标题行按照上述规定的字体编排,并且标题行最后不跟句号;如果层级序号后直接跟大段文字,无独立标题行,则可不按上述要求对字体进行调整。

  七、上行文的主送单位表述不规范

  错误:有的上行文主送单位表述为:市委、市政府

  改正方法:上行文原则上只能有一个主送单位。如送“市委”,应表述为“中共××市委”;如送“市政府”,应表述为“××市人民政府”。

  辨识:向上级单位行文时,原则上主送一个上级单位,根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位,但不得抄送下级单位。主送单位名称要使用全称、规范化简称以及规范化统称。

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(编辑:刘冉)
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