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遴选公文写作技巧:公文中附件与附件说明的使用方法

2018-05-17 16:30:06 北京公遴选考试网 http://bj.huatu.com/gxlx/ 文章来源:北京人事考试网

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  公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

  《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》) 第九条规定, 附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料,对公文正文起说明、解释、补充、证实、参考作用。正确标注附件与附件说明,是公文格式规范化和结构完整性的客观要求。但在日常的公文处理中,一些单位存在附件与附件说明标注不准确、对附件概念不清、混淆主件与附件的界限等问题,应引起重视。

  一、附件与附件说明的规范化标注

  1.附件说明的标注

  《党政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—2012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

  因此,公文如有附件,必须有对应的附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。附件说明应以“附件”二字开头,不能只用“附”一个字。“附件”后应为附件的全称。当有两个或两个以上附件时,应在附件名称之前加上附件顺序号,附件说明的序号与名称应与附件一致。附件顺序号应上下对齐;附件顺序号用阿拉伯数字;附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号;当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。如下所示:

  ×××××××××××××。

  ×××××××××××××××××

  ×××××××××××××××××××

  ××××××××××××。

  附件:1.××××××××××××××

  ×××××

  2.×××××××××

  2.附件的位置和标注

  《格式》规定,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

  笔者认为附件的位置分为两种情况。一种情况是附件和公文正文装订在一起,附件应该位于公文主体与版记之间。不管前一面留有多少空白,附件都应该另起一面,不要直接接在主体之下。

  另一种情况是附件与公文正文不能一起装订,附件单独装订,这时版记位于主体之后,附件单独存在,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。这样做的好处在于保证公文结构的完整,也便于公文页码的编排。

  3.附件页码的编排

  这个问题与附件的位置相关,同样可分为两种情况。一种情况是附件和公文正文一起装订时,页码应接着公文主体连续编排。另一种情况是附件与公文正文分开装订时,应对附件单独编制页码。附件与公文正文分开装订一般是因为附件页面特别多,与公文正文一起装订不方便阅读,所以此时附件应单独编制页码以方便使用。

  二、附件的附件处理方法

  在公文处理实践中,有的公文附件本身还有附件,这个“附件”应附于何处、如何标注,《条例》和《格式》都没有给出相关规定。笔者认为,可根据实际情况,采用不同的处理方法:

  1.按照公文的正文与附件的位置关系与标注方法处理附件的附件。例如:某单位《关于开展2016 年食品安全宣传周活动的通知》,主要内容有活动主题及宣传重点、活动安排(分省级层面、市县层面、社会层面)、活动要求等,“通知”有个附件《省级层面食品安全宣传周活动方案》,其内容有举办“食品安全宣传周启动仪式”、举办“食品安全知识网络有奖竞答”、微信平台食品安全科普宣传等,“方案”中还有16个单位举办的系列主题日活动安排分别作为16 个附件。因此,除了在“通知”中标注“方案”的附件说明之外,还要在“方案”中标注16 个附件说明,编排顺序为:正文“通知”、附件“方案”、附件“方案”的16 个附件,每个附件都要另起一面编排。

  2.通过调整公文内容,减少附件层次。如公文本身的附件比较单一,可以将公文本身的附件内容融入到公文正文中,这样就剩下一层的附件,避免出现附件套着附件的情况。例如:某单位《关于开展特色小镇规划建设的通知》,“通知”中有一个附件《开展特色小镇建设的方案》,“方案”中还有协调小组成员名单和相关表格作为附件1、附件2 和附件3。处理方法是将“方案”的有关内容融入到“通知”中,去掉这层附件,“方案”中的附件1、附件2 和附件3 就直接成为“通知”的附件1、附件2 和附件3。

  3.简略附件的附件内容,压缩其篇幅。如附件的附件内容对于公文没有实质性的意义,则可在附件中用括号标注“附件略”等。例如:某单位为贯彻落实财政部预算评审中心《关于开展2015 年全国财政评审统计工作的通知》,下发了一个通知,将财政部预算评审中心通知作为附件,并根据财政部预算评审中心通知的几个附件(省本级财政评审机构基本情况表、×××省地市级和县市级财政评审机构基本情况汇总表、×××省项目支出定额标准情况调查表等)相应编制了本辖区需要填写的表格和说明作为附件。在这种情况下,财政部预算评审中心通知的几个附件可作简略处理。

  4.以实用为原则,分层标注附件的附件。例如:某部委办公厅《关于做好部门预算项目申报工作的通知》,“通知”有30 多个附件,附件1 为产业化项目指南,附件2 为标准化实施示范项目指南,附件3 为实用人才带头人培训项目指南,附件4 为国际交流与合作项目指南,等等。每个附件都还有附件,如附件2 又有两个附件:××省(区、市)标准化实施示范项目申报登记表、标准化实施示范项目申报书,这种情况可采用分层标注方法对附件中的附件进行标注,如附件2-1、2-2 等。

  三、被批转、转发、印发的文件不作为附件

  有的人以为,在批转、转发、印发类公文中,被批转、转发或印发的文件应当做附件处理。依笔者之见,在这类通知中,被批转、转发或印发的文件不应当做附件。《条例》明确规定,正文是“公文的主体,用来表述公文的内容”,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。被批转、转发或印发的文件是公文的主件,承载着公文的主要的、核心的内容,并不是公文正文的说明、补充或者参考资料。

  实际上,批转、转发、印发类公文属于复合体公文,其正文在形式上由两部分构成,一部分是“通知”本身,另一部分即是被批转、转发或印发的文件,它们共同构成公文的正文。处于前面的“通知”仅仅起着“按语”的作用,被批转、转发或印发的文件是公文不可或缺的主要内容。如《国务院关于印发土壤污染防治行动计划的通知》(国发〔2016〕31 号),前面的“通知”只有一句按语“现将《土壤污染防治行动计划》印发给你们,请认真贯彻执行”,被印发的文件正是公文的主件《土壤污染防治行动计划》。按语与被批转、转发或印发的文件共同构成一份新的文件,它们之间是文件的开头部分与主体部分的关系,而不是主件与附件的关系,二者缺一不可。如果无按语,该文件就失去了发文的权威性、合法性;如果按语脱离了所批转、转发或印发的文件,按语就无所依托,失去存在的价值。由此看来,我们不能把批转、转发、印发性通知看成是带附件的公文。

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