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三、要熟悉本机关、本部门的业务和有关情况
各类机关和各个工作部门,都有自己的职责范围,都有自己的专门业务和业务特点。不熟悉这些业务,就不可能拟写出指导业务工作的高质量的文件来。业务上不通,要下笔拟写文件,必然会出现反映工作情况抓不住要害和重点,指导工作缺乏针对性,解决问题抓不住症结和关键的现象,难免不产生主观主义、瞎指挥等弊病,造成工作上的被动和失误。因此拟写指导业务工作的文件,需要在熟悉和钻研本职业务上,踏踏实实下功夫。
熟悉工作情况和机关业务主要包括以下几个方面:首先,要弄清本机关、本部门的工作职责、业务范围、工作的基本规律和当前的中心任务是什么,本机关经常与哪些机关和部门有工作联系,都各有什么关系。第二,对于下属单位的工作情况,要经常了解,发现与培养典型,研究与总结新鲜经验,分析存在的问题,做到心中有数。第三,学习有关本专业的科学知识和机关工作知识。
此外,如果新调任本部门的文秘人员,还应该熟悉本机关、本部门工作的历史。了解本机关、本部门过去的主要工作活动情况,组织机构的变动情况,对重大问题的处理情况以及形成的重要文件等。只有熟悉上述各方面的情况,熟悉与掌握本职务,成为内行,才能准确而有效地处理工作问题,在拟写文件时做到得心应手。
四、要有广博的知识
我国的经济体制改革在不断加快、深化,政治体制改革在逐步展开、深入,形势在迅速发展,新知识、新事物层出不穷,知识也在不断更新。在社会主义市场经济条件下,从事公文拟写工作的人员,不仅要有较好的政治理论修养和较高的政策水平,懂得各项业务知识,而且要博学多闻,通晓各方面的科学文化知识。要学习一些控制论、系统论、信息论等现代科学文化知识;要懂得经济、文艺、历史、数学、物理、化学乃至天文、地理等各种文化知识;更应当懂得法学、社会学、心理学、管理学与领导科学等等。学习这些知识,可以增强眼力,开阔视野,丰富头脑,不断地提高自己对问题的认识水平,从而增强思维的灵敏性和分析问题的能力,这对写好公文大有裨益。知识浩如烟海,学习应循序渐进,锲而不舍,还要有所侧重,努力做到学用结合,学以致用。
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